427-fache Effizienzsteigerung durch Automatisierung

Jeder Unternehmer, ob als Angestellter oder Selbständiger, kennt das Problem: Einnahmen und Ausgaben müssen gesammelt und konsolidiert werden, alles in die Buchhaltung eingetragen, und die Rechnungen erstellt und verschickt werden. Dieser Prozess ist weder kreativ noch befriedigend (außer man darf sich über eine besonders hohe Summe freuen, die bald auf dem Konto eintrudeln wird) aber leider unverzichtbar für das alltägliche Geschäft.

855 Minuten (14,25 Stunden) für Routineaufgaben

Einer unserer Kunden hatte genau mit diesem Problem zu kämpfen. Es stehen verschiedene Räume zur Verfügung, die an Kunden zu unterschiedlichen Konditionen vermietet werden - die Preise unterscheiden sich dabei nach Raumart, Buchungsdauer, Abrechnungsmodalitäten, etc. und werden in unterschiedlichen Kalendern gebucht. Im Klartext heißt das also, das im Schnitt 250 Termine zu über 60 verschiedenen Kunden zu jeweils unterschiedlichen Konditionen ausgewertet müssen. Zusätzlich müssen noch Stornierungen ausgewertet oder die Umsatzsteuer berücksichtigt werden, die auch nur unter bestimmten Voraussetzungen für manche Buchungen separat ausgewiesen werden muss. Obendrein gibt es auch noch Mindestbuchungspauschalen, die verrechnet werden, Gebühren für Werbung (auch wieder mit Umsatzsteuer), oder Abzüge für Vorauszahlungen…

Aus all diesen Fällen Auswertungen und Rechnungen zu erstellen, erweist sich als äußerst komplex. Hier eine grobe Abschätzung, wie der zeitliche Aufwand für die einzelnen Schritte aussieht:

1. Termine erfassen und zuordnen: Für jeden der 60 Teilnehmer prüfen, welche Termine sie hatten (aus 8 Kalendern), wie lange sie dauerten und zu welchen Konditionen: ca. 1-2 Minuten pro Termin
2. Kosten berechnen und in Tabellen eintragen: Für jeden Teilnehmer die Termine summieren, Dauer mit Stundensatz multiplizieren, ggf. Sondertarife berücksichtigen: ca. 2-4 Minuten pro Teilnehmer (für 1-5 Termine im Schnitt)
3. Manuelle Rechnung erstellen: Dokument aufsetzen mit korrekter Anrede, Anschrift, detaillierter Aufschlüsselung (Datum, Dauer, Preis), Gesamtsumme: Ca. 3-5 Minuten pro Rechnung (je nach Layout & Routine)
4. Qualitätsprüfung, Kontrolle, Korrekturen: nen prüfen, Daten gegen Kalender abgleichen, Formatierungen, Korrekturlesen: Ca. 1 Stunde

Dies ergibt eine Gesamtdauer von 855 Minuten oder 14,25 Stunden für diese Routine-Aufgaben, die an sich nicht wertschöpfend sind.

“… darum machen die das jetzt zu zweit…”

Nachdem mir der Umfang und Aufwand dieses Prozesses bewusst wurde, geriet ich ganz schön ins Staunen. Dafür müsste eine Person eine gefühlte Ewigkeit sitzen, um das alles herauszusuchen und zu erledigen. „… darum machen die das jetzt zu zweit…“ war die Antwort darauf. Umso mehr freute ich mich, präsentieren zu können, was dank einer ordentlichen Prozesssteuerung und Automatisierung machbar ist.

Es geht um Daten und Abläufe, die sich vereinheitlichen lassen und immer einer gleichen Logik folgen: Kundendaten herausfinden - die zugehörigen Buchungen im Kalender suchen - Zeiten berechnen - Preiskonditionen überprüfen - Abrechnungen ausfüllen - Rechnung erstellen. Ohne dass an den Unterlagen oder dem Buchungsprozess für die Kunden etwas umgestellt werden musste, konnte ich eine Automatisierung für die Auftraggeberin erstellen, die vollautomatisch alle nötigen Schritte durchläuft, um am Ende schöne Einzelrechnungen für ihre Kunden zu erstellen, und das alles auch noch im gewünschten Design. Sie selbst behält durch ein einfaches Steuerungstool immer die volle Kontrolle und kann jederzeit manuell eingreifen und Daten ändern oder anpassen, falls es erforderlich sein sollte.

Vollautomatisierung mit voller Kontrolle

Sobald die Auswertungen automatisch erstellt wurden, wird die Kundin informiert, dass die fertigen Abrechnungen bereit stehen und auf Freigabe warten. Die Freigabe erfolgt einfach mit einem Klick, woraufhin sämtliche Rechnungen für alle ihre Kunden erstellt werden, für die Kosten entstanden sind. Automatisch wird eine Information herausgeschickt, dass die Rechnungen bereit für den Versand sind, und sie selbständig noch eine finale Qualitätskontrolle durchführen kann.

Zeitersparnis von 99,766%

Der Gesamte Prozess läuft nun in unter 2 Minuten ab, um sämtliche Buchungen zu sammeln, Kunden zuzuordnen und abschließend die Rechnungen zu erstellen. Dies entspricht einer Zeitersparnis von 99,766% - und das alles sogar ohne KI, sondern rein durch Automatisierung und Digitalisierung.

Und wie geht es weiter? Im nächsten Schritt wäre sicherlich noch ein automatischer Versand der Rechnungen per einfachem Knopfdruck einzurichten, und so einen weiteren Zeitfresser zu eliminieren. Denkbar wäre auch die Möglichkeit von Individualisierungen einzelner Rechnungen, Implementierung von Sonderpreisen und Konditionen, Integration persönlicher Nachrichten zu bestimmten Anlässen, wie z.B. Geburtstagen, oder noch viele andere Ideen.

Fazit für mich: Mal wieder ein sehr schönes Projekt, bei dem mit ordentlichen Daten und Prozessen eine wunderbare Automatisierung erstellt werden konnte, die dem Kunden einen echten Mehrwert bietet. Und auch wenn es heutzutage oft vergessen wird und ich liebend gerne überall noch künstliche Intelligenz einbaue, ist es ein weiteres schönes Beispiel dafür, dass dies bei vielen Projekten gar nicht notwendig ist, um beeindruckende Ergebnisse zu erzielen.

(… trotzdem überlege ich schon, ob es nicht doch noch eine kleine Spielerei gibt, wie man so etwas durch KI noch anreichern könnte, um dem ganzen noch einen netten, individuellen Touch zu geben… 😉🤖)